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        项目施工管理中的合同管理解析

        摘要:从合同管理的重要性着手,着重阐述了如何建立健全合同管理的组织机构,合同管理的工作流程,工程项目各实施阶段合同管理的目标及工作内容,重点介绍了施工承包合同签订的要点和合同管理在实际工作中应采取的具体措施。

        关键词:项目施工管理,合同管理,合同签订,计价方式

        随着社会主义法制进程的加快,合同管理作为企业管理和施工项目管理的重要组成部分越来越受到人们的重视。笔者根据多年的项目管理经验站在承包商的角度对合同管理从以下几个方面进行阐述。

        1建立健全合同管理组织机构

        由于工程施工项目在实施过程中参与的单位多、经历的时间长,期间会涉及到各种不同性质、不同用途的合同,如施工合同、分包合同、劳务合同、材料采购合同、其他服务合同等。特别是施工承包合同,组成合同内容的文件多、条款繁杂;生命周期长,实施过程复杂;争执多,索赔多;这就要求专业化的合同管理部门及人才。施工合同涉及到整个施工项目从开工到竣工验收全过程的工期、成本、质量目标的确定及实现,明确了参建各方的责、权、利,合同管理作为项目管理的重要组成部分贯穿始终,这就需要进行系统化的管理。以上两点决定了在工程承包公司内部建立一个合同管理组织机构的必然性和重要性。合同管理机构的设置应等同于公司的财务、经营销售、工程、行政等部门的机构设置。合同管理组织机构从以下几方面履行自己的职责:1)参与项目的招投标工作,审查和分析招标文件,为投标报价提出合理化建议。2)收集市场和工程信息,为合同谈判和签约提供依据,参与合同签约谈判。3)负责公司所属工程项目的合同管理,对工程项目的合同管理进行指导和监督,重大的工程项目要派出合同管理人员进驻施工项目部,组建合同管理小组,对工程项目的全过程合同管理进行把控。4)对公司所属各工程项目的合同履行情况进行汇总、对比、分析,针对存在的问题及时提出改进意见,为公司决策提供依据,为今后的合同谈判提供经验。5)参与工程项目部重大采购项目的合同签订;参与重大合同事件的处理,如重大的索赔、严重的违约事件。6)配合公司法律部门处理因合同纠纷引发的法律事务。7)定期组织合同管理培训,为公司培养更多的合同管理人才。

        2项目合同管理的过程

        合同管理是从合同策划、起草到合同履约完成,进行合同评估的全过程管理。

        3施工承包合同的签订

        3.1招投标过程的管理

        充分了解招标文件中的投标者须知,深入分析研究招标文件具体内容,熟悉招标者和投标者在招投标过程中的权力和义务,以及投标文件修改和撤销的相关规定;编制投标文件时,应认真透彻地分析招标文件的合同条件、规范、图纸和计价办法有针对性的对招标文件作出实质性的回应;遵守招标文件规定的各种时间。

        3.2签订合理的承包合同

        在接到中标通知书及业主合同意向函后,应根据招标文件的有关要求、工程的实际情况,结合以往的合同案例制定谈判方案,确保签订一个公平合理的施工承包合同。1)合同应尽可能的符合企业的整体经营战略。2)认真审查业主合同意向函和招标文件所列的合同条件并进行风险分析,提出风险应对措施,设法在合同签订时降低和转移风险。3)跟业主充分沟通,积极合理地争取自己的正当权益,对达成的一致意见,要写入正式合同文本的协议条款内,或以会议纪要的形式作为合同的组成文件。4)依据投标文件及施工图纸合理确定工程项目的实施范围。5)合理确定工期,承包人首先应根据投标文件中自己填报的工期及考虑工程量的变动而产生的影响,与发包人最后确定工期;根据项目准备情况、季节、环境因素商定一个适当的开工时间;由于工程变更、恶劣天气以及种种人力不可抗拒的力量,对工期产生不利的影响,在关于索赔的专用条款中,要明确约定。6)选择合适的计价方式,目前典型的计价方式有:a.单价合同:这是最常见的合同类型,这种合同的特点是,在合同约定的范围内单价不可调,承包商承担的是单价约定的风险,由于工程量清单由业主提供,因而业主承担了工程量变化的风险;这种风险分配是比较合理的,是一种双方都比较愿意接受的报价方式。b.固定总价合同:这种合同为一次性包死价,除了设计有重大变更和在工程实施过程发生人力不可抗拒的外界影响,一般不得调整合同价款,这类合同承包商承担了全部的风险。c.成本加酬金合同。工程最终价格按施工过程中的实际成本加一定比率的酬金计算。这类合同承包商不承担任何风险,业主承担了全部工程量和价格风险,业主很少会采用这种方式。实行招投标的工程项目,一般采用单价合同,这种合同一定要明确工程量变更部分的限度,在跟发包人谈判时确定一个“增减量幅度”,当超过该幅度时,承包人有权要求对工程单价进行调整,还要明确价格调整条款,减低或免除因货币贬值或通货膨胀等因素带来的风险损失。在建筑市场业主占主导地位的情形下,大多数业主倾向于采用固定总价合同,对于这种合同,在签订合同时要明确约定价格风险范围,超出范围要进行价格调整,如工程变更、材料价格变化、工程索赔等专用条款中予以明确。这对双方都是比较公平的。对于特殊情况下出现的成本加酬金合同,在签订合同时,一定要充分考虑到管理成本、税金、意外的风险费用,合理确定酬金比率。7)明确工程款的支付方式及时间,一般为四个阶段,即预付款、进度款、尾款和保修金。在签订合同时,承包人应争取以维修保函代替发包人扣留的保修金,这对承包人是有利的,可以提前拿回扣留的现金;而对发包人也不存在风险,发生维修费用时可凭保函向银行索回款项。因此,这种做法是公平的。8)尽可能采用标准的合同文本,在进行索赔时,能够更好地应用合同文本中的通用条款。

        4施工承包合同管理的内容

        1)在施工承包合同签订后,施工项目实施前,合同管理部或项目合同管理员负责向项目内部有关管理人员进行合同交底,解释合同的相关内容。2)监督各施工队按图纸和合同规定的施工范围进行施工,对业主要求的超出合同范围的工作,进行文字记载,并以签字的形式确认下来,作为竣工结算的依据。3)按进度计划组织施工,确保合同工期的实现,对于增加的工作内容合理要求延长工期,更新计划。4)把合同规定的质量要求分解到每个分部分项,严格进行质量检验和工序控制,保证工程质量符合设计文件要求和合同要求。5)工程变更管理,在完成业主或业主委托的工程师的变更指示时要及时做出变更估价,形成书面确认。6)依据合同的支付款约定,及时向业主和工程师提出支付申请,适时催要工程款。7)工程索赔管理,在符合合同约定的索赔事件发生后,及时发出索赔通知,提交索赔报告,以保障自己的利益不受损失。8)价格调整,在竣工结算时,依据业主签字的结算文件、政府部门的价格调差和购物发票,按照合同约定的价格调整方法,形成结算文件向业主提出申请。9)保管各种合同文件、往来信函、变更指令、现场记录、影像资料等,并建立合同档案管理体系。10)按合同及有关的法律法规规定准备竣工验收资料、编制竣工报告及时提出验收申请,督促业主组织工程竣工验收,保证工程按合同约定交付使用。

        5施工承包合同管理的措施

        1)设立以项目经理为中心的在公司合同管理部领导下的合同管理小组。2)建立合同管理的保证体系,确保合同的顺利实施。a.对合同进行详细的解析,将具体的工作落实到合同小组的每个人头上。b.建立健全合同管理的工作流程,环环相扣,各司其职。c.建立公司标准化文档归集管理体系,采用统一的格式,规定的行文程序,引进计算机信息化管理为工作提供便利。3)实施动态管理,应用计算机信息技术及时对项目施工进行跟踪监督,收集施工过程中的原始资料,分类整理、分析,出现偏差及时采取措施进行纠偏。

        6结语

        施工承包合同是工程项目纲领性文件,是企业实现利润的法律保证,因而做好合同的管理工作对于企业或工程项目都是至关重要的。

        作者:申永红 单位:阳泉市建筑工程(集团)总公司

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