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        事业单位合同管理中的风险和解决措施

        摘要:合同管理是事业单位内部控制工作的一项重要内容,它对于事业单位的正常运营发展和稳定起着重要作用,也是事业单位改革过程中的一个重点。阐述了事业单位合同管理中存在的主要风险,并提出了相应的解决措施。

        关键词:事业单位;合同管理;风险;措施

        事业单位对我国的教育、科学、文化、卫生等各项事业的发展都起着重要的基础骨干作用,是促进经济社会协同发展,推进社会主义现代化建设的重要力量。事业单位的人事管理制度不同于一般企业,而是更近似于国家机关的聘用制度,因此签订事业单位聘用合同是事业单位人事管理制度的一个重要环节。

        1事业单位合同管理中的风险

        1.1缺乏经营意识、法律意识的风险

        在我国,事业单位处于半行政化、半企业化的状态,官本位思想仍然比较严重,领导的个人意志在单位中起着非常关键的作用。因此管理层的经营意识、法律意识在很大程度上影响着企业的运营,而合同正是企业经营意识、法律意识的集中体现。目前在很多事业单位中都存在领导“一言堂”的现象,由于管理层经营意识和法律意识不足,在项目的实施过程中没有订立合同,项目实施的可能性没有论证,收益没有保障,甚至存在潜藏的法律纠纷,但领导的一句话便可以成为项目实施的依据。这就给事业单位的经营发展带来很大的隐藏危害。

        1.2信息安全方面的风险

        合同是商业秘密的关键一环,尤其是重大项目的招投标合同、技术开发合同,投融资合同,其保密性对于一个企业甚至有兴衰存亡的重要性。而事业单位由于奇特殊性,奇项目的合同甚至属于国家机密。而在企业内外总不乏利欲熏心者,有商业对手或境内外机密组织机构会利用这些人通过各种途径偷取合同信息。因此事业单位的合同信息安全风险非常之大。而在信息化时代的今天,心怀叵测者总会利用偷拍、病毒等各种不法手段让人防不胜防。因此才互联网时代下合同信息安全方面的风险尤为重要。

        1.3合同订立方面的风险

        合同订立风险指调查、谈判、合同文本、审核、签署等方面的风险。合同订立时,可能因不负责任等原因未能对对方的主体资格进行充分调查,从而产生风险。合同签订过程中企业市场人员在法律、财务、技术等方面缺乏足够的专业知识,或者受谈判能力的限制或者对产品缺乏专业的认知,导致在谈判中发生利益损失。事业单位合同的文本格式有专门的限制,主管部门在审查过程中须按照规定严格操作,但合同的经办人员因对上级单位的规定了解不足,或未严格遵守规定,造成合同内容不严谨、条款不全面等问题,就会给合同的上报审查带来很大阻碍。在审查上可能由于审核人员的工作态度、理解偏差、专业素养等问题,导致合同中的不当内容未能及时修订。在签署过程中经办人未按照合同审批权限和流程签署就加盖合同专用章,或超越权限进行合同签订,或签署合同后私自修改内容条款导致合同无效等风险。

        1.4合同执行方面的风险

        合同执行风险主要指履行和结算两个方面的风险。在双方签订合同后,存在一方或双方不依约履行义务或不完全履行义务的行为;或者在义务履行中发现问题却未能及时采取补救措施,导致一方或双方的利益受损;或者在发生纠纷时处理不当,导致一方或双方的利益受损等风险;此外在履约过程中经常发生合同变更的情形,但部分履约的管理人员缺乏这种对合同及时变更的意识,从而导致了损失的发生。在合同结算方面,因合同经办部门对权责人事不充分二疏于管理,导致未能按照合同约定按期、足额结算;或者由于经手人员较多时,未能清晰交接,从而导致结算混乱等风险。

        2事业单位合同管理风险的解决措施

        2.1加强管理层的经营意识、法律意识

        随着“依法治国”的理念越来越深入人心,法律意识已经成为当前所有企事业单位管理者必须具备的基本素质,因此也要把提高管理者的法律意识作为事业单位的一项重要发展战略,以提高管理水平,适应时代变化。事业单位的改革将是当前改革大趋势中必不可少的一环,因此加强经营意识和法律意识势在必行。具有高度的经营意识和法律意识是做好市场主体的前提,也是提升合同管理水平的一个重要手段。在合同管理的过程中,要依据经营规则办事,订立合法的合同,依法履行合同主体的权利和义务。

        2.2提高风险防控水平

        在技术层面上,要建立与互联网物理隔离的内部网络系统。合同的编辑、深化都应在内部网络上根据所设计的流程进行审批。除了经过审批的个别接口外,封闭内部网络的外链接口,以防外部网络入侵,内部机密信息外泄。并且严格限制解除合同信息的部门、人员,建立完善的合同管理制度,监控合同行走的所有流程,严格控制归档保管工作。此外,要建立健全的内控制度,明确部门职责。事业单位应当明确合同管理部门,并根据需要设置合同的审核部门,明确其他相关职能部门在合同管理各个环节的职责,并授予与之匹配的权限,明确应当承担则责任。

        2.3严格遵循流程办理合同订立业务

        1)要有一套可靠的供方数据库,可以根据需要全方位评审合同订立方的资质、财务信息等各方面资质。2)要有高素质、高效率、忠诚的市场团队,能够在合同订立过程中高效地完成谈判任务,以保证己方利益。3)需要有合适的合同文本。因发生经济关系的对象不同,其要求也可能各不相同,因此合同文本不能制定的太多死板,需要有一个浮动范围。对于主管单位有要求的合同文本,即“标准文本”,必须按照其要求严格执行,以避免审核不通过的风险。4)要严格按照审批流程办事,合同审批人员不得发生越权行为。合同审批人员还应当按照审批权限认真审核合同文本,在内容、条款、金额等涉及关键信息的位置要重点关注,遇到不当内容条款要予以指出。合同经办部门要认真对待审核意见,及时修订不恰当的内容条款并重新报审。5)要加强合同印章管理工作,要由专人管理合同印章,不得私自带出、借用合同印章,并做好印章使用记录,并且在合同签署环节要避免越权签署合同的风险,严格审核所签订合同与合同签署人员的权限是否匹配。

        2.4合同执行过程中加强沟通交流

        在合同执行过程中需要建立跟踪调查表,合同经办人员要时刻注意与内部人员实时沟通,关注可能发生或已经发生的新问题,并将合同履行过程中的问题及时、准确地反馈给对方,共同协商解决问题。同时,还应建立合同台账,及时、准确无误地记录收付款项和发票业务,避免出现结算方面的风险。

        2.5建立考核追踪制度

        为确保合同的切实履行,要充分发挥单位监察、财务、审计等多个方面的监督作用,加强对合同管理的检查,加强对合同管理制度的完善。对合同流程中各部门职责应当分工明确,对合同经办部门或相关部门出现的不负责任、不履行或不正确履行合同管理职责,而导致单位利益受损的现象,应当依据制度进行追责处罚,并及时修正,避免造成更大损失。

        3结论

        合同管理工作是衡量一个企业综合管理水平的重要指标,是事业单位正常运营发展的重要手段,也是事业单位需要加强管理的一项重点。做好合同管理工作,对于加强内部管理,提高经营管理水平,提升市场竞争力具有非常重要的意义。事业单位应当在思想意识、内部管理等方面做好相应工作,及时发现所存在的问题并做好解决措施,以提高风险防范能力。

        参考文献

        [1]王艳春.事业单位聘用合同管理有说道[J].人力资源,2013(1):64-65.

        [2]毛凌华.浅析行政事业单位内部合同管理的风险防控[J].中国经贸,2014(9):204.

        [3]张春廷.浅议行政事业单位合同管理内部控制[J].交通财会,2014(11):27-30.

        作者:王晓宇 单位:郑州市经纬广场

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