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        企业合同管理模式与体系建设研究

        【摘要】随着我国法律制度的不断健全与完善,合同的法律属性也得到越来越多的企业的认可,因为合同作为商品交换的法律形式而存在。另外由于我国市场经济的不断发展,对于企业合同管理问题越来越重视。企业的发展离不开合理有效的合同管理模式与体系的建设。本文从影响我国企业财富增长的合同管理模式进行剖析,找到适合我国社会主义国情下的企业发展的合同管理体系。帮助企业能够在市场经济中规避风险的同时加强企业诚信建设。

        【关键词】企业;合同管理模式;体系建设

        引言

        合同在我们当前的社会生活以及社会经济活动中扮演着重要角色。在我国当前的市场经济大环境下,几乎所有与财富分配相关的法律规则均可在合同中得以体现。企业合同的合理管理模式与体系能够保证甲乙双方的利益,另外能够为企业的诚信建设与企业的财富增长提供准则。企业的正确管理理念、完善的管理制度、围绕合同而进行的工作、纵横联动的组织保障、合同风险管理的指标体系以及合同管理的培训考核构成了合理的合同管理体系。

        1当前我国企业的合同管理存在的问题

        对于一般人来说,财富的创造一般都以合同为载体。对于企业可以说企业的全部财富创造几乎全部来自合同。所以在企业中如果忽视合同的重要性则会为企业的财富创造带来麻烦。当前我国企业在合同管理上存在较多问题,具体可分为以下几种:

        1.1法律观念淡薄

        当前我国律师费用并不低廉,企业如果聘用法律顾问则需要一部分支出。一些企业只看眼前利益,并不长久打算,所以为求节省企业开支,既不聘请专业法律人员也不愿在企业内部设置法务岗位,所以往往在陷入法律纠纷之后才重视企业合同管理。另外一些企业虽说意识上已经有了法律意识,但是在业务往来过程中轻信他人,在寻求法律援助上贪图小便宜,所签订的合同条款法理不明,语句不通顺,这样一来在陷入法律纠纷时必定难以全身而退。另一方面,管理意识淡薄。合同管理部门人员配备不足。导致合同管理部门形同虚设,工作人员只重视合同的签订,管理工作到此便结束了,却忽视了对供应商执行合同能力的动态监测,往往会出现功用上由于经营不善等原因无利执行合同的现象,对煤炭企业的生产经营造成严重的影响。

        1.2不重视合同管理部门建设

        当前我国不少企业并没有设置专门的合同管理部门而是将合同管理归为行政类别。这是由于行政部门大都管理企业的材料,负责档案、文件、印章等。所以在其看来企业合同也是材料,是需要企业进行盖章。所以合同管理被归到行政管理中去。持有此观点的企业不在少数,都是只见树木不见森林。合同的管理应该是包括调查、谈判、文本设计、审批、签署、履行、监督、资料归档以及解决纠纷等环节在内的动态的过程。将这样一个复杂且繁琐的动态过程归于行政管理部门不仅对于合同的科学管理没有保障。同时加重行政管理部门的压力,有时遇到合同纠纷。行政部门管理人员会分身乏术。(1)合同管理制度不健全。由于缺乏严谨明确的规章制度,导致合同的审查、签订、执行和监督十分混乱,具体表现为缺乏对供应商资格的审查,缺乏对供应商事前考核,造成采购合同无效或是无法执行;合同签订程序不规范,缺乏行之有效的监督机制。(2)在合同签订的过程中,对合同条款的审查不到位,合同签订行为不规范。一方面,对合同条款中合同执行过程中责任和权利的约定不明确,存在表述不清的问题,一旦发生合同纠纷很难保障自身利益。另一方面,部分交易操作不规范,仅凭口头约定即实现交易,未签订书面合同。

        1.3忽视合同的履行与维护

        当前我国不少企业在合同管理方面忽视合同的履行和维护。在合同的拟定与签署阶段煞费苦心,聘请专业法律顾问对其进行谨慎的拟定。签署阶段也是大张旗鼓进行签署。但是在后续合同的跟紧管理上却不再过问。认为签上了合同就万事大吉,不需要再劳心劳力。其实合同后续履行和维护与合同的拟定、签署同样重要甚至要更重要。这是由于在合同生效期间,有需要变更的条款要及时进行变更,需要解除的关系要及时进行解除。但是往往企业认识不到这一点,从而在身陷纠纷时丧失了维护自己权利的时机,最后得不偿失。很多煤炭企业认为合同签订完成及代表着合同管理工作完成,却忽视了对合同履行的监控。一方面,受到信息沟通不畅的影响,保证金退还延误会为企业带来违约责任。另一方面,缺乏对供应商履约能力的动态监管机制,供应商经营不利的风险将转嫁到企业方面。此外,一旦出现合同纠纷,不能通过有效的渠道维护企业经济利益。

        1.4忽视企业内部法律风险防范意识

        也有一些企业因法律意识较强愿意聘请法律顾问,但是却把控制企业法律风险的重任全部交给法律顾问。这样一来忽视了企业本身的法律风险控制能力的培养。企业内部法律风险防范体系应该作为企业管理中的一项重要内容。任何风险都应该从根源进行控制,如果将企业中的法律风险任务全权交给法律顾问,法律顾问如果在不熟悉企业内部结构以及运行机制的前提下进行合同的起草,这样难免会出现较大纰漏,不利于企业发展。同时由于律师不能只为一个企业服务,所以在投入的精力上十分有限。为解决这样的问题,企业内部应该重视建立自身的法律风险防范体系,只有将自身的法律意识提上去,配合外部的法律帮助,只有这样才能掌控住企业发展过程中的风险。

        2有效促进企业财富增长的合同管理体系

        2.1树立正确的合同管理理念

        企业的合同管理水平直接反映了企业的整体管理水平。想要使企业的利润最大化首先要对管理人员树立正确的合同管理理念。企业财富创造的依据是合同,企业财富的创造由合同进行保障。一个企业如果不设置完善的合同管理体系而是想要通过冒险的手段寻求企业财富的创造,那么当这种可供冒险的条件消失的时候企业将会一无所获。所以,企业应当通过科学有效的合同管理,在企业创造财富与规避风险之间寻求平衡点与结合点,这样才能保证企业的良性运营。构建科学的合同管理首先要树立正确的合同管理理念,从企业的上级领导到下级工作人员进行合同意识的灌输,这样对于工作人员在工作进行的过程中对于自身行为有所依据。

        2.2加强企业内部整合

        企业合同管理体系的建立不是依靠法律顾问一个人就能建立的。如果没有其他部门工作人员的参与,在企业合同管理上是一定不能有效进行的,这样一来对于法律风险的防范也更加无从谈起。首先要加强企业内部各个部门之间的联系,围绕着企业合同管理将企业内部人员进行整合,将企业合同管理的责任分发到每一个部门,这样一来不但能够加强企业内部之间的联系,同时能够将分散的人员力量进行整合。这样一来,企业的优势会得以全部实现。

        2.3制定科学合理的合同管理制度与模式

        如果仅仅依靠合同管理制度是不能形成有效的合同管理体系的。但是如果没有科学的合同管理制度一定不能形成合同管理体系。完善的合同管理制度需要配套相关的制度保障。其中包括如下内容:授权委托书的管理制度、合同用章管理制度、合同档案管理制度、合同纠纷处理制度等等。想要建立健全的合同管理制度是需要更多且更细致的制度文本作为支撑同时需要多方面考量。对于合同管理制度的确立是繁琐且复杂的,所以,在企业内部建立专门的合同管理部门也是十分必要的。

        2.4加强建立企业内部法律风险防范体系

        在企业合同管理体系建设的过程中,如何有效的创建一套科学且完善的法律风险防范体系成为企业应该重点思考的问题。风险的有效控制能够帮助企业平稳且顺利的发展,也是保证企业合同管理模式与体系建设的重点内容之一。控制风险的前提是认识风险,包括如何识别风险、如何测评风险与如何分析风险。要对企业内部工作的风险进行逐一排查,尽可能找出拟定的合同中疏漏的问题并进行及时补救。依照不同类型对风险进行评估,将重大风险首先进行解决,分析其成因的同时找出应对措施。制定企业内部的法律风险防范体系需要企业内部各部门人员的共同参与。同时需要立足于企业内部实际情况进行长期的坚持与完善。

        3结束语

        企业合同管理模式与体系建设不是一朝一夕的事情,我国当前中小型企业占据市场的主导。中小型企业内部人员的素质也是参差不齐。这样一来对于取得企业内部人员的共识上难度较大,但只有加强合同管理并且重视企业内部以市场外部的风险管理,才能够保证企业少犯错误、不犯错误。这样才能帮助企业财富增长。这就需要企业根据实际情况进行内部调整、市场考察等行动来帮助建立更加科学且完善的企业合同管理模式从而建立体系。

        参考文献

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        作者:高娜 单位:榆林神华能源有限责任公司

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